Gudang Dokumen Segala Format

Rabu, 07 Mei 2008 | 14:51 WIB

TEMPO Interaktif, : Sekretaris Anda sudah pulang ketika Anda sangat membutuhkan dokumen yang baru dibuatnya. Meneleponnya adalah hal sia-sia karena telepon selulernya tak bakal diangkat hingga sejam kemudian karena dia sedang mengendarai mobil. Satu-satunya cara adalah mencari sendiri dokumen itu.

Celakanya, Anda tak tahu nama file dokumen itu dan dengan apa sekretaris Anda membuatnya. Menemukan dan memanggil kembali satu berkas yang tersimpan dalam pangkalan data perusahaan yang besar bisa seperti mencari jarum di tumpukan jerami.

Namun, tidak sulit menemukannya kalau saja perusahaan Anda memiliki Document Storage Devices (DSD) dari Redmap Networks. Redmap DSD adalah kombinasi antara peranti keras dan peranti lunak dalam satu kotak. Di dalamnya terkandung sistem operasi Windows, pangkalan data SQL server, penyimpanan dengan kapasitas hingga dua terabita, terintegrasi dengan aplikasi bisnis utama (seperti Microsoft Exchange, Microsoft Office, Adobe, dan Lotus Notes), serta akses aman melalui browser apa saja.

"Dengan tipe pencarian bergaya Google, meskipun Anda tidak tahu nama file, Anda dapat memanggil dokumen dengan kata apa pun yang terkandung di dalam dokumen itu atau metadata. Bahkan kata yang ada dalam file lampiran e-mail/ Anda bisa dikenali," ujar Earl Wooley, Presiden Redmap Networks Asia, di Hotel Borobudur, Jakarta, pada akhir April lalu.

Wooley menambahkan, produknya ini adalah yang pertama yang mampu menyatukan beragam format dokumen dalam satu lokasi arsip. Dokumen yang ditangani itu bisa berupa barang cetakan yang didigitalisasi, surat elektronik, dan dokumen elektronik. Dalam mengelola surat elektronik, DSD secara otomatis mengarsipkan e-mail masuk, keluar, dan internal berdasarkan isi dan metadata (seperti tanggal pembuatan, tipe dokumen, nama penulis, alamat pengirim, penerima, dan subyek e-mail). Terhadap dokumen yang sensitif, diberlakukan kendali akses berdasarkan otoritas tingkat pengguna dan tingkat keamanan.

Adapun kemampuan DSD dalam mengelola barang cetakan benar-benar menjadikan kantor bebas kertas. Betapa tidak, semua dokumen cetak, seperti lembar tagihan, bukti pengiriman, kuitansi, faksimile, lembar pesanan, dan surat kontrak, dipindai dengan scanner menjadi file bertipe TIFF. Digitalisasi ini akan secara dramatis mengurangi biaya penyimpanan fisik dan penanganan manual. Tidak akan ada lagi cerita kehilangan dokumen.

Redmap DSD juga ramah bagi pengguna. "Redmap DSD dapat diakses dari mana pun asalkan ada koneksi Internet. Sistem kerjanya mudah, hanya tinggal dicolok dan dapat bekerja," ujar Wooley. Jadi untuk mengoperasikannya tidak diperlukan lagi pelatihan bagi pengguna akhir.

Untuk melakukan pencarian dokumen, cukup masukkan kata kunci ke baki pencarian, lalu masukkan username dan password, tentukan lokasi pencarian dan klik OK. "Dalam hitungan detik, dokumen Anda yang tersebar di mana pun akan dapat ditemukan," ujar Wooley. l Badriah | redmap