GEDUNG Kantor Pos dan Giro di Jalan Lapangan Banteng, Jakarta, baru saja
diresmikan Presiden Soeharto Kamis pekan silam. Bukan cuma bangunan modern
yang tampak baru. Di dalam gedung yang dibangun dengan dana Rp 18,5 milyar itu
juga dipasang mesin pemilah surat yang modern.

Mesin otomatis untuk menyortir surat buatan Prancis ini merupakan satu-satunya
mesin modern yang dipasang di Indonesia. Di tempat yang sama, juga akan
dipasang mesin sortir paket. Untuk kedua mesin modern itu, Indonesia mendapat
pinjaman lunak Rp 10 milyar dari pemerintah Prancis. Tetapi, menurut Ir.
Rusdi, Kepala Bagian Mekanisasi dan Otomatisasi, yang sekarang dioperasikan
baru mesin sortir surat. Mesin satunya, untuk memilah pos paket, baru dipakai
dua bulan mendatang.

Mesin sortir surat itu terdiri dari sejumlah peralatan mutakhir yang serba
otomatis. Komponen utama adalah dua unit peluncur kantung surat, rantai
pengangkut (overhead chain conveyor), tiga bak penampung surat, mesin pemberi
kode (coding machine), mesin sortir otomatis (HMS machine), dan terakhir
rak penampung surat yang sudah dipilah. Mesin otomatis itu pula yang
selanjutnya bertugas menyortir sekitar 400 ribu surat yang mengalir ke gedung
kantor pos Ibu Kota tiap hari. "Tapi, mesin ini hanya bisa menyortir surat
biasa dan surat kilat," kata Rusdi. Jenis lainnya, seperti surat patas
(cepat dan terbatas), kilat khusus, dan surat tercatat tak termasuk dalam
program ini, "Karena dari dulu memang sudah diperlakukan secara khusus,"
katanya.

Untuk bisa memproses secara otomatis, mesin modern itu minta pelayanan khusus,
yakni pencantuman kode pos dan penggunaan sampul (amplop) standar. "Di luar
itu, akan disortir secara manual, yang berarti punya risiko terlambat
sampai ke tujuan," ujar Rusdi.

Khusus untuk amplop, ada tiga hal yang harus dipatuhi, yakni ukuran, ketebalan,
dan beratnya. Yang standar berukuran 90 x 152 milimeter, 100 x 100 milimeter,
110 x 220 milimeter, dan 114 x 162 milimeter. Ketebalannya minimum 0,15
milimeter dan maksimum 5 milimeter. Berat minimum 3 gram dan maksimum 35
gram.

Proses kerja mesin otomatis itu masih memerlukan beberapa pelayanan tangan
manusia. Mula-mula, kantung-kantung yang berisi surat dan berbagai kiriman
pos diangkut oleh overhead chain conveyor (OCH), ketiga bak penampung kantung
surat yang masing-masing berukuran 3 x 5 meter. Secara otomatis belt conveyor
meneruskan kantung-kantung surat itu ke bag opening system (BOS) -- sistem
pembuka kantung yang dijalankan oleh operator.

Setelah debu-debu kantung disedot dengan dedusting machine (alat penyedot debu),
dilakukanlah penyortiran awal secara manual. Surat biasa dan surat kilat
dipisahkan dari jenis kiriman pos lainnya dan dilempar ke tempat pemilahan
surat yang standar (machineable) dan tidak. Di sini disiagakan 36 orang untuk
menyortir secara manual. Surat yang tak memenuhi ukuran standar dilempar ke
bagian sortir manual.

Selanjutnya, surat-surat yang machineable diperiksa oleh cancelling machine, untuk
mengetahui sudah dicap atau belum. Kalau belum, mesin akan mengecapnya
secara otomatis. Selanjutnya, surat-surat mengalir ke ruang mesin sortir yang
bebas debu dan rokok, penuh AC, dan steril. Di ruang inilah coding machine
dan HMS machine, yang merupakan otak penyortiran, beroperasi. Mesin pemeriksa
kode yang mirip terminal komputer itu -- mempunyai layar monitor, keyboard,
dan penampang untuk meletakkan tumpukan surat -- dikendalikan 22 operator.
Tiap mesin yang dioperasikan seorang operator memeriksa apakah sepucuk surat
punya kode pos atau tidak. "Hanya surat yang memiliki kode pos yang akan
diproses lebih lanjut dengan mesin. Yang tidak akan dikembalikan ke bagian
sortir manual," kata Rusdi.

Operator kemudian mengetik angka kode pos di keyboard. Di layar monitor muncul
deretan angka. Kemudian, secara otomatis pula, mesin mencetak barcode --
berupa garis-garis oranye -- di pangkal amplop sebelah kanan. Kecepatan coding
ini 3.500 surat per jam tiap orang. Proses penyortiran terakhir dilakukan di
HMS machine. Mesin ini terdiri dari dua bagian, yakni mesin penyortir yang
mampu memisahkan tujuan surat sampai ke tingkat kelurahan. "Kecepatannya
40.000 per jam," kata Rusdi.

Mesin berikutnya disebut BIN. Bentuknya mirip rak besar dengan ratusan kotak
lubang penampung surat yang sudah disortir menurut tujuannya. Dari mesin
sortir, surat mengalir ke kotak-kotak BIN itu secara otomatis dan keluar
secara otomatis pula. Tumpukan surat yang keluar dari BIN diangkut ke
mesin pengikat yang dikemudikan seorang operator. Khusus surat-surat untuk
Jakarta Pusat, langsung dibawa pak pos ke rumah-rumah. Surat untuk wilayah
lainnya, setelah diikat, dikirim ke kantor pos setempat.

Apakah dengan bantuan mesin sortir itu surat biasa dan surat kilat dijamin tak
telat? Menurut Sutrisno Asih, yang membawahkan bidang operasional, waktu
tempuh surat (WTS) -- istilah kantor pos selama di perjalanan -- bergantung
pula pada kerja pengantar. "Yang pasti, akan lebih cepat daripada ketika
disortir secara manual," kata Sutrisno.

Namun, berguna tidaknya mesin otomatis itu juga tergantung ketaatan pemakai jasa
pos dalam memilih amplop dan menulis kode pos. Pengaturan kode pos dan
standardisasi amplop sudah sejak dulu dibikin dan disebarluaskan. "Tapi,
masyarakat kan suka semaunya. Selain amplop tak standar, banyak yang tak
mencantumkan kode pos," kata Sutrisno.

Priyono B. Sumbogo dan Linda Djalil